نشست علمی - تخصصی با عنوان شیوه های مدیریت اسناد و بایگانی مکاتبات اداری(مدیریت فایل ها)

در راستای برگزاری برنامه های پژوهشی شش ماهه دوم سال 1399، نشست علمی – تخصصی با عنوان شیوه های مدیریت اسناد و مکاتبات اداری (مدیریت فایل ها) در روز چهارشنبه مورخ 1399/8/28 با حضور اعضای هیأت علمی، مدرسان و کارکنان دانشگاه فرهنگیان استان یزد در سامانه دانشگاه برگزار گردید.

در این نشست دکتر حجت غلام زاده معاون آموزشی، پژوهشی و فرهنگی پردیس شهیدان پاکنژاد در خصوص لزوم برگزاری این دست نشست ها و تأثیر آن بر برقراری نظم و ساماندهی مکاتبات اداری تأکید کرد، در ادامه دکتر غلامرضا هاتفی مجومرد مدرس این نشست، به بیان مطالبی در خصوص اهمیت مدیریت مکاتبات و اسناد اداری پرداخت.

وی با اشاره به  اهمیت مدیریت اسناد اظهار کرد: امروزه مدیریت اسناد، به عنوان یک علم، امکان بازیابی و دستیابی سریع و صحیح به اطلاعات جهت انجام امور محوله و پاسخگویی به مراجعین و نیز شرایط حفاظت از هویت ملی و فرهنگی را در دستگاه­ ها و موسسات فراهم می­ نماید و این موضوع در عصر ارتباطات جدید مورد توجه جدی قرار گرفته است. دکتر هاتفی، هدف اصلی از ایجاد تشکیلات منسـجم مـدیریت اسـناد در موسسات، بسترسازى مناسب جهت دسترسی هر چه سریع تر، دقیق تر و بهتـر اشـخاص و سـازمان ­ها بـه اطلاعـات و برقراری ارتباطات و انجام خدمات دولتى، اصلاح کیفیت خدمات و ارائه فرصت­ هاى بیشتر براى افراد جهت مشـارکت در برنامه ها و پیشبرد اهداف و فرآیندها برشمرد.

در ادامه این نشست، مطالبی از جمله: تعریف سند، سند اداری، تعریف پاراف، فلسفه سند نویسی، انواع سند از نظر درجه اعتبار قانونی و درجه حساسیت، اسناد عادی، اسناد محرمانه، اسناد سری، اسناد به کلی سری، شرایط سند رسمی، اسناد دیجیتال، اشکال اسناد و مواد آرشیوی، عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری، رئیس دفتر یا دبیر خانه، معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه، مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه­ ها، مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها، مراحل گردش نامه (دریافت تفکیک ثبت توزیع، ارسال، پیگیری)، تعریف دبیرخانه، نظام متمرکز دبیرخانه، نظام غیر متمرکز دبیرخانه، کدگذاری نامه، تعریف بایگانی مورد بحث و بررسی قرار گرفت.

در ادامه  اعضای شرکت کننده به طرح مسائل و مشکلات پرداختند.