مدیران چگونه می توانند زمان خود را مدیریت کنند و قدرت "نه گفتن" داشته باشند؟

به گزارش روابط عمومی دانشگاه فرهنگیان، نخستین کارگاه بالندگی حرفه ای ویژه مدیران پردیس ها، مراکز و مدیران کل سازمان مرکزی دانشگاه فرهنگیان با عنوان "کیفیت و ارزیابی در مدیریت دانشگاهی" در حالی در مجتمع فرهنگی هنری آدینه آغاز شد که دومین کارگاه با عنوان "مدیریت زمان" توسط دکتر شهرام رحیمی در نوبت بعدازظهر شنبه برای مدیران تدارک دیده شده بود.

 وی در تعریف زمان گفت: زمان واحد اندازه گیری طول انجام فعالیت های صورت داده شده است اما مدیریت زمان، انجام فعالیت ها و نه به معنی میزان وقت زیاد آمده پس از انجام سریع فعالیت ها.

وی با اشاره به این مطلب که انسان ها از نظر بیولوژیکی کاملا در کنترل سازمان نیستتد، افزود: اگر در استفاده از احساس پنج گانه مشکل داشته باشیم، درک زمان را از دست خواهیم داد.

دکتر رحیمی اضافه کرد: بی حوصلگی، خستگی، هیجانات مانند خوشحالی و یا غم،  در درک ما از زمان تاثیر می گذارد.

وی با بیان اینکه انسان ها دارای ساعت درونی هستند که به بدن ریتمی دورانی میدهد، به مدیران پردیس ها، مراکز و مدیران کل سازمان مرکزی دانشگاه فرهنگیان، پیشنهاد کرد 2 واحد "مدیریت اجباری" را برای کارکنان خود تدارک ببینند.

دکتر رحیمی عوامل موثر اجتماعی و فرهنگی موثر بر عدم مدیریت زمان را "تمایل زیاد به تعطیلی"، "تمایل به قضا و قدر"، "دانشمندی کاذب"، "قانون گریزی"، "عدم شناخت اصل بهره وری"، "راه حل مسائل را از دیگران طلب کردن" عنوان کرد.

 وی همچنین نکاتی که مدیران می توانند در برنامه ریزی به آن توجه کنند را، بررسی واقعی ضرورت کار، بحران های احتمالی از هرنوع، ملاقات های احتمالی، منابع و دسترسی ها، آدم های درگیر و سرعت و کندی آن ها، دوباره کاری های احتمالی برشمرد.

 دکتر رحیمی عوامل شخصیتی موثر بر عدم مدیریت زمان را اینطور عنوان کرد: "بی برنامگی"، "تاثیرپذیری از شیوه های نامناسب"، "تفویض اختیار نکردن"، "تصمیم گیری های بی مبالات"، "بررسی های بی مورد"، "نگرش فردی در رابطه با بهره وری و زمان"برشمرد.

وی تصریح کرد: در "سازمان دهی شخصی" باید به مواردی مانند؛ همه به یک صورت سازماندهی شخصی ندارند، اشراف به اول و آخر هر کار، داشتن استاندارد(ملاک هایی برای شروع ، جمع آوری اطلاعات، انجام کار،روش های مطلوب کار، نوع ارائه نتایج و ثبت نتایج برای مراجعات بعدی نیز توجه کرد.

دکتر رحیمی به مدیران توصیه کرد که اطلاعات انباشته خود و مواردی که به آن نیاز ندارند را دور بریزند، مانند؛ اطلاعاتی که به روز نیستند، اطلاعاتی که با آن آشنایی دارند، اطلاعاتی که به معلومات اضافه نمی کنند، اطلاعاتی که به سهولت در دسترس هستند، اطلاعاتی که احتمال مراجه به آن بسیار کم است و اطلاعاتی که نیازی به آن ندارند.

وی با طرح این سوال که چرا قدرت "نه" گفتن نداریم، گفت: چون در درجه اول می خواهیم همه را راضی نگه داریم، احساس گناه می کنیم، نیاز به خشنود کردن دیگران، عدم اختیار، به دست آوردن امتیازات آنی و ترس و ....

 دکتر رحیمی اضافه کرد: مدیریت زمان صرفا دانش نیست و نوعی شیوه زندگی است.

شایان ذکر است نخستین کارگاه بالندگی حرفه ای ویژه مدیران پردیس ها، مراکز و مدیران کل سازمان مرکزی دانشگاه فرهنگیان با عنوان "کیفیت و ارزیابی در مدیریت دانشگاهی" امروز نیز با سخنرانی و کارگاه های مختلف ادامه دارد.