تعاریف و اصطلاحات
نظارت: به دنبال حصول اطمینان از صحت انجام کارکردهای دانشگاه و نیز اصلاح اموری که از اهداف برنامه تدوین شده انحراف دارند، اشاره می‌نماید. این واژه بر نقش و کارکردی که از قدرت و اختیارات قانونی برخاسته است، تأکید داشته و بر اداره امور، مطابق با قوانین و مقررات وضع شده و انجام مسئولیت‌ها دلالت دارد و بر موارد ذیل اشاره دارد:
نظارت به معنی مشاهده تفصیلیِ وضعیت و یا امری است که به‌منظور تشخیص و اتخاذ تدابیر آتی انجام می‌گیرد.
حمایت، هدایت و تقویت افراد در مسیر رشد (حرفه‌ای–سازمانی) و کنترل فعالیت‌ها برای نیل به هدف‌های سازمان و بهبود مدیریت نظارت به مفهوم مقایسه عملیات انجام شده با معیارهای تعیین شده می‌باشد، تا از این طریق بتوان به اقدامات اصلاحی و به‌موقع برای جلوگیری از اشتباهات و انحرافات دست زد.
ارزیابی: فرایند قضاوت و داوری دربارة ارزش یا اهمیت پدیدة مورد ارزیابی (مؤسسه، برنامه و...) به‌منظور بهبود و کاهش فاصله میان نتایج جاری و مطلوب، هدایت تصمیم‌گیری، پاسخگویی و اطلاع‌رسانی می‌باشد. ارزیابی به‌عنوان یک اصطلاح کلی بر سایر رویه‌های تضمین کیفیت دانشگاه سایه دارد.
سنجش: فرایند گردآوری اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری دربارة دانشجویان، برنامه درسی و سیاست‌های آموزشی می‌باشد.
ابزار گردآوری داده: وسیله یا امکانی که از طریق آن داده‌ها و اطلاعات، جمع‌آوری می‌گردد. از مصادیق ابزار می‌توان به آزمون، پرسش‌نامه، مقیاس درجه‌بندی، فهرست وارسی، کار آزمایشگاهی، پروژه تحقیق، امتحان شفاهی، تکلیف درسی، مصاحبه و مشاهده عملکرد و رفتار دانشجویان و اعضای دانشگاه در موقعیت‌های مختلف اشاره کرد.
ممیزی: بر ارزیابی سیاست‌ها، نظام‌ها، رویه‌ها، راهبردها و منابع دانشگاه، برای مدیریت کیفیت فعالیت‌ها و کارکردهای اصلی آموزش و یادگیری، پژوهش و خدمات تخصصی و ارتباط و تعامل با جامعه و نیز خدمات حمایتی و پشتیبان علمی متمرکز می‌شود. به‌عبارت‌دیگر، فرایند سیستماتیک و مستقل برای کسب شواهد عینی و ارزیابی آن بر مبنای واقعیت و تعیین میزان برآورده‌شدن معیارهای ممیزی.
اعتبارسنجی: فرایندی است که از طریق آن، دانشگاه و یا مؤسسة بیرونی، تشخیص می‌دهد که حوزه‌های مختلف دانشگاه، از حداقل ملاک‌ها و استانداردهای از پیش تعیین شده برخوردار است. اعتبارسنجی، ابزار تضمین کیفیت است. اعتبارسنجی از طریق ارزیابی کیفیت فرایندها و عملکرد دانشگاه طبق استانداردهای مکتوب، مصوب و به‌وسیله افراد مجرب و متخصص انجام می‌شود.
اعتباربخشی: فرایندی است که در آن یک گروه اعتبارسنج بر اساس معیارهای استاندارد، درجه اعتبار و رسمیت را به‌منظور توانایی انجام خدمات خاصی به دانشگاه اعطا می‌کند.
ارزیابی عملکرد: در قالب عباراتی نظیر کارایی، اثربخشی، توانمندسازی، قابلیت پاسخگویی در چارچوب اصول و مفاهیم مدیریت برای تحقق اهداف و وظایف سازمانی و برنامه‌های اجرایی، تعریف می‌گردد. ارزیابی عملکرد، معمولاً در سطح کلان سازمانی و در سطح فردی به انجام می‌رسد.
مدیریت عملکرد: فرایندی استراتژیک و یکپارچه که در جهت بهبود مستمر عملکرد و تو سعه توانایی‌های اعضای دانشگاه و ایجاد فضای کار تیمی و دسته‌جمعی که در نهایت موجب تعالی سازمان می‌گردد.
نشانه‌گذاری: فرایندی است که انجام مقایسه بین دروندادها، فرایندها و برون‌دادهای میان چند دانشگاه یا برنامه‌های آموزشی یک دانشگاه را امکان‌پذیر می‌سازد. نشانه‌گذاری می‌تواند برای مقایسة و وضعیت یک دانشگاه در چندین سال متوالی نیز مورد استفاده قرار گیرد.
تعالی سازمانی: ساختاری مدیریتی است که باتکیه‌بر اصول و مفاهیم اساسی و توجه داشتن به معیارهای اصلی مدیریت کیفیت فراگیر و سیستم خودارزیابی، موجبات پیشرفت و بهسازی را فراهم می‌کند. نتیجه گرایی، تمرکز بر مشتری، راهبری و ثبات در هدف و مقصود و مدیریت بر مبنای فرایندها و واقعیات موجود، مشارکت فعال کارکنان در مسیر بهبود، تفکر اصلاحی و نوآورانه مستمر، حفظ و توسعه رابطه سودمند دوجانبه با مشارکت‌کنندگان، پذیرش مسئولیت‌های اجتماعی، از آثار این نوع سازمان است.
تضمین کیفیت: فرایند کسب اطمینان از مطابقت عملکرد با اهداف طراحی شده است و تلاش دارد تا فرایندهایی ارائه کند که نتایج ثابت و صحیحی به دست آید. تضمین کیفیت بر جلوگیری و کاهش نقص در فرایند و خروجی متمرکز و بر فرایند کیفیت پیشگیرانه دلالت دارد.
عامل: عمده‌ترین عناصر درونداد، فرایند، برون‌داد و پیامد یک نظام آموزشی (گروه/دانشکده/دانشگاه) است.
ملاک: عمده‌ترین جنبه‌ها یا ویژگی‌های هر عامل که به بهترین نحو ممکن وضعیت عامل را نمایان می‌سازد.
نشانگر: عمده‌ترین جنبه‌های هر مالک که به بهترین نحو ممکن کیفیت (وضعیت) مالک را نمایان می‌کند.
فرایندگرایی: دانشگاه فرایندگرا، دانشگاهی است که در آن درونداد، روند و برون‌داد و پیامد وجود دارد و همه افراد به‌صورت افقی در مراحلی از فرایند قرار می‌گیرند. تقسیم‌بندی عمودی و سلسله‌مراتبی کمتر وجود دارد و همه در برون‌دادها سهیم هستند.
مشتری‌محوری: تمامی افرادی که روی فرایند کار می‌کنند و آنها که نتیجه فرایند را کسب می‌کنند در واقع همکار و ذی‌نفع هستند و باید کار کنند. اگر چنین نگرشی در سازمان حاکم گردد، برای مشتری‌های سازمان جایگاه ویژه‌ای ایجاد می‌شود، مشتری صاحب حق و احترام می‌گردد. در این صورت سلامت دانشگاه به‌سلامت جریان کار و فرایندهای وابسته به مشتری و اظهارنظر او وابسته خواهد شد.
ارتقای مستمر و فراگیر فرایندها و سیستم‌ها: با تمرکز بر ارتقای عملکرد فرایندها و سیستم‌ها و توانمندسازی اعضای دانشگاه، تلاش می‌شود فرایندها و سیستم‌ها به طور دایم در جهت پاسخ به نیازها و انتظارات مشتری‌ها بهبود یابند.
نظام و ساختار تضمین کیفیت: به سیستم هدفمندی از خط‌مشی‌ها، ساختارها، معیارها، سازوکارها، فرایندها و بازخوردهایی اطلاق می‌شود که از طریق آن، کیفیت دانشگاه مورد ارزشیابی و اعتبارسنجی قرار می‌گیرد و ذی‌نفعان مختلف، توسط آن، نسبت به این کیفیت برحسب انتظاراتشان اطمینان می‌یابند (فراستخواه، 1386).
منبع: کتاب نقشه راه نظارت (راهنمای عمل) (1400).به کوشش: دفتر نظارت : ارزیابی و تعالی سازمانی دانشگاه فرهنگیان، انتشارات دانشگاه فرهنگیان.