معاونت نظارت، ارزیابی و تعالی سازمانی
معاونت نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت دانشگاه فرهنگیان با هدف ارتقاء کیفیت فرآیندهای دانشگاهی و بهبود عملکرد آن به عنوان تجربهای شاخص و نادر در میان دانشگاههای کشور در بهار سال 1393 با تصویب هیات امنای دانشگاه تاسیس شد. آنچه مسلم است موقعیت برتر دانشگاه حاصل تلاش‌های هوشمندانه در انجام ماموریت محوله بوده و حفظ، بقا و ارتقای مستمر آن منوط به بهره‌گیری از شیوه نامه‌های علمی می‌باشد. در این میان نگاه ژرف در برنامه‌ریزی واقع بینانه و تحلیل صحیح از ضرورت‌ها می‌تواند منجر به توسعه و تعالی دانشگاه شود.
شاید در کوتاه‌ترین تعبیر بتوان دغدغه کیفیت، بودن و ماندن بر مدار ماموریت را اساس ایجاد و تاسیس معاونت نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت قلمداد کرد که سه ضلع آن را مدیریت بالندگی حرفه ای منابع انسانی، مرکز سنجش شایستگی‌های حرفه‌ای منابع انسانی و دفتر نظارت، ارزیابی و تعالی سازمانی تشکیل داده بود.
در سال 1402 بنا به تصمیمات اخذ شده در تغییر ساختار دانشگاه، معاونت نظارت به مرکز نظارت تغییر یافته و سه معاونت ذیل آن شکل گرفت: معاونت نظارت، ارزیابی و تعالی سازمانی، معاونت سنجش شایستگی‌های حرفه‌ای، و معاونت نظارت بر توسعه منابع انسانی
معاونت نظارت، ارزیابی و تعالی سازمانی
معاونت نظارت، ارزیابی و تعالی سازمانی به‌عنوان یکی از ارکان اساسی مرکز نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت دانشگاه فرهنگیان، با تمرکز بر پایش، ارزیابی و بهبود مستمر، نقشی راهبردی در تحقق اهداف این دانشگاه ایفا می‌کند. این معاونت با بهره‌گیری از رویکردهای علمی و فناورانه، نه‌تنها به ارتقای کیفیت عملکرد سازمانی کمک کرده، بلکه با ایجاد شفافیت و پاسخگویی، اعتماد ذینفعان را به فرآیندهای دانشگاه تقویت نموده است. دستاوردهای این معاونت در سال‌های اخیر، از جمله ارزیابی جامع پردیس‌ها، اجرای بازدیدهای نظارتی و تقدیر از واحدهای برتر، گواهی بر تعهد آن به تعالی سازمانی است. با ادامه این روند و اجرای برنامه‌های آتی، انتظار می‌رود که معاونت نظارت، ارزیابی و تعالی سازمانی همچنان به‌عنوان یکی از ستون‌های اصلی در مسیر رشد و پیشرفت دانشگاه فرهنگیان عمل کند و الگویی موفق برای سایر نهادهای آموزشی کشور ارائه دهد.
ماموریت ها
معاونت نظارت، ارزیابی و تعالی سازمانی با هدف استقرار نظام جامع پایش و ارزیابی عملکرد سازمانی، طراحی و اجرای فرآیندهای نظارتی هدفمند و ارائه بازخوردهای سازنده به واحدهای مختلف دانشگاه فعالیت می‌کند. این معاونت با تمرکز بر تقویت فرهنگ برنامه‌محوری، جلوگیری از پراکنده‌کاری و منظم‌سازی فعالیت‌ها، تلاش دارد تا دیدگاهی جامع و شفاف از عملکرد سازمانی ارائه دهد. از جمله اهداف اصلی این معاونت می‌توان به نظارت مستمر بر اجرای برنامه‌های عملیاتی، ارزیابی کیفیت عملکرد مدیریت‌های استانی و پردیس‌ها، مستندسازی اقدامات و استفاده از نتایج ارزیابی‌ها برای تصمیم‌گیری‌های کلان اشاره کرد. این معاونت همچنین در راستای تعالی سازمانی، با بهره‌گیری از شاخص‌ها و معیارهای استاندارد، به رتبه‌بندی واحدهای برتر و تشویق آنها می‌پردازد و در عین حال، اقدامات اصلاحی را برای بهبود عملکرد واحدهای ضعیف‌تر پیشنهاد می‌دهد. ماموریت دفتر نظارت، ارزیابی و تعالی سازمانی، دستیابی به درک صحیحی از کیفیت عملکرد مدیریت، ورودی ها، فرآیندها و بروندادها می باشد. این مدیریت با هدف بهبود مستمر کیفیت و ترسیم تصویری واقعی از عمل علاوه بر کارکردهای مدیریتی، وضعیت خدمات تخصصی ارائه شده دانشگاه را ارزیابی می‌کند.
ساختار و دامنه فعالیت
دامنه فعالیت معاونت نظارت، ارزیابی و تعالی سازمانی شامل تمامی واحدهای ستادی، پردیس‌ها و مراکز تابعه دانشگاه فرهنگیان در 31 استان کشور است. این معاونت با بهره‌گیری از سامانه‌های مدیریت عملکرد سازمانی و ابزارهای فناورانه، فرآیندهای نظارتی و ارزیابی را به‌صورت نظام‌مند اجرا می‌کند. فعالیت‌های این معاونت در دو سطح کلان تعریف می‌شود: نخست، پایش و ارزیابی برنامه‌های عملیاتی سالانه دانشگاه و دوم، ارزیابی عملکرد مدیریت‌های استانی و پردیس‌ها بر اساس رهنامه 40 مادهای که شامل 40 ملاک و 120 شاخص در 7 محور اصلی سازمانی است. این رهنامه به‌عنوان یک سند راهبردی، معیارهای جامعی را برای سنجش عملکرد واحدهای مختلف ارائه می‌دهد و معاونت با تکیه بر آن، به تحلیل و رتبه‌بندی عملکردها می‌پردازد.
این معاونت در سه گروه به شرح زیر وظایف خود را انجام می دهد:
1- بهبود سیستم ها، روشها و تضمین کیفیت
2- بهبود مدیریت و سلامت اداری
3- بهبود عملکرد سازمانی
بخشی از انتظارات از این معاونت:
- ارزیابی میزان تحقق سند راهبردی، سیاست ها، برنامه های سالانه دانشگاه
- ارزیابی میزان تحقق سند تحول بنیادین
- ارزیابی درونی گروه‌های آموزشی
- ارزیابی داوطلبان مدیر گروهی
- ارزیابی رهنامه( عملکرد مدیران استانی)
- ارزیابی مطلوبیت خدمات دانشگاه از منظر دانشجو معلمان
- برگزاری کارگروه ارتقای سلامت اداری
- انجام بازدیدها و ارزیابی‌های ویژه و موردی از واحدهای تابعه( نقشه راه نظارت)
- تشکیل و راهبری شورای نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت دانشگاه و کارگروه‌های تخصصی
- شناسایی، طراحی، عارضه یابی و بهبود فرآیندهای سازمان
- تعریف نقاط کنترلی و شاخص های اثربخشی هر یک از فرآیندها
- هماهنگی، پیگیری و همکاری با واحدهای مربوطه جهت شناسایی و استقرار فرآیندهای سازمان
- مهندسی مجدد و بهبود مستمر فرآیندها با همکاری سایر واحدها
- تهیه، تدوین و توسعه آیین نامه ها، روش های اجرایی، دستورالعمل ها، رویه ها و . . .
- ارائه آموزش های لازم در مورد رویه های جدید و یا بازنگری شده جهت انجام صحیح آنها توسط پرسنل مرتبط
- انجام تغییرات و اصلاحات لازم و بهینه سازی سیستم ها و روش ها و مدارک و مستندات
- تهیه و تدوین طرح توسعه و پشتیبانی سیستم های مکانیزه با استفاده از امکانات فن آوری اطلاعات
بخشی از برنامه های شاخص:
ارزیابی رهنامه( عملکرد مدیران استانی)
ارزیابی کیفیت عملکرد مدیریت های امور پردیس های استانی ناظر بر روند تقویت، بهبود و اصلاح شاخص های عملکردی سازمانی است که در نهایت منجر به بهبود و ارتقای کیفیت در هسته اصلی نظام آموزش عالی یعنی فرایند یاددهی و یادگیری در کلاس های درسی می گردد.
از سال 1397 تاکنون، مرکز نظارت اقدام به تعریف و تدوین شاخصهای ارزیابی مبتنی بر ملاک های اعلامی و ابلاغی با موضوع مفاد و بندهای رهنامه 40 مادهای به عنوان یک اعلامیه و سند سیاستی و راهبردی مدیریت های امور پردیس های استانی نموده است. در دو دوره ارزیابی اخیر(1403 و 1402) و همچنین ارزیابی های آتی با مد نظر قرار دادن انتظارات و سیاست های جدید رئیس محترم دانشگاه و نیز انطباق شاخص ها با برنامه راهبردی مصوب سال 1401 نسبت به تجدید نظر درچهارچوب ارزیابی اقدام گردیده است.
انتظار می رود با ارزیابی سالانه رهنامه شاهد: افزایش و بهبود کیفیت عملکرد، خودارزیابی و دریافت بازخورد از عملکرد یکساله و تضمین کیفیت در زمینه فرایندهای کاری و عملکردی مدیریت های استانی باشیم.
تشکیل و راهبری شورای نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت دانشگاه و کارگروه‌های تخصصی و ...
به منظور ارتقای کیفیت نظام آموزش عالی و تحقق اهداف تعیین شده در ماده 2 آیین نامه نظام نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت علوم، تحقیقات و فناوری مصوب 1395/09/01 وزیر علوم، تحقیقات و فناوری و در راستای عمل به بند « ه » ماده 4 آیین نامه جامع مدیریت دانشگاهها و موسسه های آموزشی و پژوهشی و فناوری مصوب جلسه 684 مورخ 10/12/1389 شورای عالی انقلاب فرهنگی، همچنین به منظور ایجاد وحدت رویه در حوزهی اجرای فراِیندهای نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت موسسه های آموزش عالی، پژوهشی و فناوری، دستورالعمل تشکیل شورای نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت دانشگاه فرهنگیان مبنای عمل است. برگزاری فصلی جلسات شورای نظارت و پیگیری تحقق مصوبات از وظایف این معاونت است.
ارزیابی عملکرد سازمانی و بهبود کیفیت و بهرهوری در جهت اهداف دانشگاه
ارزیابی عملکرد معاونت‌ها در دانشگاهها یکی از مهم‌ترین ابزارها برای ارتقاء کیفیت و کارایی سازمانی است. معاونت‌ها به عنوان نهادهای کلیدی در ساختار دانشگاه، مسئولیت‌های متعددی را بر عهده دارند که شامل برنامه‌ریزی، نظارت، و اجرای سیاست‌ها و استراتژی‌های آموزشی و پژوهشی می‌شود. بنابراین، ارزیابی دقیق عملکرد آنها می‌تواند به بهبود فرآیندها و افزایش بهرهوری کمک کند.
بخش ارزیابی نمایه برنامه عملیاتی سازمان مرکزی دانشگاه فرهنگیان به بهبود خدمات و فعالیت های انجام شده کمک شایان کرده و کارایی را افزایش دهد که پس از تعریف و تعیین شاخصهای کلیدی عملکرد برای هر معاونت به منظور اندازه‌گیری و ارزیابی دقیق عملکرد آنها، با استفاده از سیستم مؤثر برای جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات مرتبط با فعالیت‌ها و عملکرد هر معاونت صورت می پذیرد که موارد ذیل را مورد انتظار است :
- تحلیل داده‌های جمع‌آوری شده به منظور شناسایی نقاط قوت و ضعف، و همچنین فرصت‌ها و پیشنهادات برای افزایش کارایی و کیفیت
- انجام ارزیابی‌های دوره‌ای و مستمر از عملکرد معاونت‌ها و مراکز و حوزه ها برای اطمینان از دستیابی به اهداف تعیین شده
- تهیه و ارائه گزارش‌های شفاف و جامع از نتایج ارزیابی‌ها به مدیریت دانشگاه و ذینفعان مربوطه
- ارائه پیشنهادات عملی و راهکارهای بهبود بر اساس نتایج ارزیابی‌ها و تحلیل داده‌ها
- ترویج فرهنگ ارزیابی در میان کارکنان به منظور ایجاد انگیزه برای بهبود مستمر
- پایش و نظارت بر پیشرفت اجرای برنامه‌ها و اقدامات اصلاحی به منظور اطمینان از دستیابی به اهداف تعیین شده