ارزیابی استان ها با استفاده از سامانه مدیریت عملکرد سازمانی

به گزارش اداره کل برنامه ریزی، خدمات و رفاه دانشجویی، حوزه معاونت دانشجویی پس از احصاء شاخص های مدنظر ادارات کل زیر مجموعه خود با هدف ارزیابی عملکرد استان ها بر آن شد به منظور سیستماتیک نمودن این امر و دستیابی به یک ارزیابی واقعی از تجارب کارشناسان دو حوزه معاونت دانشجویی و حوزه نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت استفاده شود. لذا روز یک شنبه مورخ 16/مهر/96 به منظور بررسی این امر جلسه ای از ساعت 13:30 تا 15:30 در سالن شریعتمداری برگزار شد. در این جلسه که با حضور مدیران کل و همکاران حوزه های معاونت دانشجویی و دفتر نظارت، ارزیابی و تعالی سازمانی برگزار شد حاضران دیدگاه ها، نظرات و پیشنهادات خود را بیان کردند.

آقای آقاخانی، سرپرست اداره کل برنامه ریزی، خدمات و رفاه دانشجویی، ضمن خیر مقدم به افراد حاضر در جلسه و تشکر از همکاران حوزه نظارت، ارزیابی و تضمین کیفیت برای حضور در این جلسه، ابراز امیدواری کرد فرایند ارزیابی عملکرد استان ها در اسرع وقت از طریق سامانه های مربوطه عملیاتی شود. وی در ادامه افزود: این هم افزایی و همکاری مشترک میان دو حوزه در پیشگیری از هدررفت منابع انسانی و مالی تاثیر به سزایی دارد؛ سامانه مدیریت عملکرد سازمانی علاوه بر امکان ارزیابی مستند استان، پردیس و مرکز به منزله یک بانک اطلاعاتی برای این معاونت و سایر واحدها نظیر شورای عمران و ... است.

دکتر ابراهیمی، مدیرکل نظارت، ارزیابی و تعالی سازمانی، عنوان کرد بهبود و تعالی به عنوان ارمغان در مدیریت است؛ زمانی که مدیران بدانند در چه موقعیتی هستند بهتر تصمیم ‎گیری می کنند. دانشگاه ها دو سازه اصلی «آموزش و پژوهش» دارند و دانشگاه فرهنگیان سازه ی سومی به نام «سازه تربیتی»؛ بقیه حوزه ها حمایتی و پشتیبانی هستند. وی در ادامه افزود: حوزه دانشجویی از رشد، بالندگی و کمال بخشی عنصر دانشجویی حمایت می کند و برای تحقق این امر تمامی بخش ها باید هم افزایی داشته باشند و به هم کمک کنند چرا که دانشجو رکن دانشگاه است.

وی با اشاره به اینکه برای استقرار یک نظام تصمیم گیری درست و دقیق باید شاخص ها را تدوین و پایش نمود عنوان کرد این امر خود دستمایه تغییر، تحول و بهبود است. گام های بعد از این جلسه بسیار مهم است و مورد حمایت معاونت نظارت و ریاست دانشگاه است.

دکتر روحی، سرپرست اداره کل تربیت بدنی، با اشاره به این موضوع که نگاه معاونت بهبود بخشیدن است عنوان کرد استان ها باید بدانند براساس چه ملاک هایی ارزیابی می شود و مبنای آن چیست و برای پالایش شاخص های تعریف شده باید بازه زمانی مشخص نمود؛ وی در ادامه اضافه کرد باید حداقلی را مشخص نمود و اگر استانی کمتر از آن را کسب نمود تیم تخصصی، از آن استان بازدید کند.

اهم مطالبی که در این جلسه به وسیله حاضران مطرح شد به شرح ذیل است:

در طراحی شاخص ها باید بسیار دقت کرد چرا که این دقت به ارزیابی بهتر و نتیجه بخشی منجر می شود. شاخص ها به گونه ای باشد تا بتوان در سامانه بارگذاری و ارزیابی شود. در خصوص شاخص های اختصاصی باید متخصص موضوع کار را بررسی نماید. از جزیره ای عمل کردن حوزه ها اجتناب شود؛ برای یک ارزیابی خوب همکاری بین معاونت ها، همبستگی ستادی و برگزاری چنین جلساتی بسیار مهم است. ضمانت اجرایی کار نیز بسیار مهم است. سامانه مدیریت عملکرد با توجه به امکان بارگذاری اسناد به بازدیدهای میدانی کمک می کند و در سامانه جدید معاونت نظارت بحث Mteam مطرح است که البته بستگی به هدف دارد که بازدید است یا ارزیابی.

در پایان جلسه مقرر شد شاخص های احصاء شده، براساس جدول زمانی که از 22 مهرماه روند آن آغاز خواهد شد به تفکیک هر اداره کل مجدداً بازنگری و ارزش گذاری شود؛ و خانم دکتر تیموری، رئیس گروه تعالی سازمانی، نماینده حوزه نظارت در این امر هستند.