با حضور نمایندگان حوزه هوشمندسازی جلسه مطالعه و امکان سنجی سامانه دانشجویی برگزار شد

به گزارش اداره کل برنامه ریزی، خدمات و رفاه دانشجویی، به منظور مطالعه و امکان سنجی سامانه دانشجویی روز چهارشنبه مورخ 20/10/96 از ساعت 14 الی 15:30 جلسه ای با حضور معاون دانشجویی، مدیرکل این حوزه و نمایندگان حوزه هوشمندسازی و دانشجویی در دفتر اداره کل برنامه ریزی، خدمات و رفاه دانشجویی برگزار شد.

 آقاخانی  درابتدای جلسه به طرح موضوع  پرداخته و عنوان کرد:

اداره کل برنامه ریزی، خدمات و رفاه دانشجویی به منظور بهره گیری از سامانه ها و به روزرسانی فعالیت ها و تسریع در انجام امور2 موضوع را در نمایه عملیاتی سال 96 گنجاند: موضوع اول- استفاده از خدمات موجود سامانه گلستان نظیر میهمانی و انتقال، شورای بررسی موارد خاص و شورای انضباطی که مورد اول پس از پیگیری های متعدد و با همکاری مرکز هوشمندسازی در تابستان 96 امکان استفاده از آن برای دانشجویان و کاربران دانشجویی سامانه جامع گلستان فراهم شد؛ دو مورد بعدی در دست انجام است و جزو دستور جلسه امروز است. موضوع دوم- مطالعه، امکان سنجی و پیاده سازی سامانه دانشجویی است که در بررسی های اولیه مشخص شد بخشی از درخواست های این حوزه در بخش دانشجویی سامانه جامع گلستان وجود دارد؛ و همان طور که در نمایه عملیاتی این اداره ذکرشده است استفاده از سامانه های منوط به تأیید مرکز هوشمندسازی دانشگاه است.

این جلسه به منظور هماهنگی میان اداره کل برنامه ریزی، خدمات و رفاه دانشجویی و مرکز هوشمندسازی برای استفاده از قابلیت های سامانه جامع گلستان است که اگر امکان عملیاتی نمودن آن میسر نباشد سامانه دانشجویی را راه اندازی می کنیم. پس ابتدا باید امکانات فعلی و آتی را بررسی کنیم.

 علی نژاد ضمن تشکر از همکاران اداره کل و حوزه هوشمندسازی در رونمایی به موقع و انجام میهمانی و انتقال دانشجویان از طریق سامانه جامع گلستان در تابستان گذشته عنوان کرد: البته چون این امر برای اولین بار اتفاق افتاد اشکالاتی دارد و تلاش داریم این اشکالات را رفع کنیم. از دیگر تقاضاهای حوزه دانشجویی استفاده از قسمت شورای بررسی موارد خاص و شورای انضباطی سامانه است که تلاش است از همین سامانه استفاده کنیم تا تجمیع اتفاق بیفتد؛ اما اساس کار این است که اگر سامانه ای را ترجیح می دهیم باید درخواست های حوزه دانشجویی عملیاتی شود؛ مواردی نظیر امکان بارگذاری درخواست میهمانی، امکان ارائه درخواست برای هر استان مقصد که رشته دانشجوی متقاضی را دارد و ... .

و امیدوارم با تلاش همکاران این حوزه در سریع ترین زمان ممکن بتوانیم از قسمت های شورای بررسی موارد خاص و شورای انضباطی سامانه رونمایی کنیم.

در ادامه نمایندگان حوزه هوشمندسازی: این حوزه مدیر سامانه است اما بخش فنی کار را بر عهده دارد و به دیتاهای معاونت ها ورود پیدا نمی کند؛ به جز سامانه گلستان، سامانه سجفا و چند مورد دیگر را نیز به این حوزه سپرده اند ولی منابع انسانی کافی را در اختیار ما قرار نداده اند؛ تلاش داریم کارها را در سریع ترین زمان ممکن انجام دهیم.

سامانه گلستان قسمتی دارد با عنوان پیشخوان خدمت که امکان ثبت درخواست های دانشجویان در این بخش فراهم شده است. بعضی آیتم ها در سامانه وجود دارد و صرفاً باید جداسازی شود اما بخش میهمانی و انتقال، موارد خاص و انضباطی چون در نظر بود بر اساس ساختار دانشگاه باشد و فلوچارت خود را می خواهد روال انجام آن طولانی شده است.

همه آیتم های مدنظر معاونت دانشجویی باید جداگانه تعریف شود و دسترسی ها جدا تعریف شود. بیش از 100 کاربر دانشجویی تعریف شده اند و چون در ابتدای پیاده سازی سامانه گلستان سطح استانی جدا دیده نشده است پس در این زمان باید انجام می شد و روال آن تعریف می شد.

در خصوص شورای بررسی موارد خاص در سامانه گلستان چک های اولیه انجام شده است و کاربران دانشجویی فعال و غیرفعال سامانه مشخص شده اند، البته باید لیست اولیه و نهایی دوباره چک شود و در بخش آزمایشی امتحان شود. تلاش داریم در اسرع وقت این دسترسی به کاربران دانشجویی داده شود.

پس از اتمام بخش شورای بررسی موارد خاص، انجام امور مربوط به شورای انضباطی را در دستور کار داریم. در حال حاضر می توان بخش میهمانی و انتقال را مقداری تغییر داد و به روز کرد و نواقص آن را برطرف نمود.

نمایندگان حوزه دانشجویی: دو سال است که سامانه جامع گلستان راه اندازی شده است و نزدیک به یک سال است قسمت میهمانی و انتقال آن عملیاتی شده است امام هنوز در مراحل اولیه هستیم و باید تکمیل شود.

آموزش کاربران دانشجویی را در نمایه عملیاتی سال 96 پیش بینی کرده بودیم که مرحله اول آن یعنی بخش میهمانی و انتقال انجام شده است و منتظر جداسازی شورای بررسی موارد خاص و شورای انضباطی هستیم تا سری دوم این آموزش انجام شود. کاربران استان ها با توجه به کارهایی که بر عهده آنان گذاشته می شود درخواست دارند برخی از گزارش های سامانه گلستان نظیر کارنامه، اطلاعات دانشجویان برای آنان ارائه شود. در دموی بخش دانشجویی سامانه گلستان آیتم های خوبی وجود داشت و تقریباً کامل است و باید خریداری شود.

و در پایان جلسه مقرر شد:

• بخش های شورای بررسی موارد خاص و شورای انضباطی تا 10 بهمن تحویل داده شود و تا آخر اسفند جلسه آموزش آن برگزار شود
•  گزارش ها و مواردی که نیاز است دسترسی آن ها به کاربران دانشجویی داده شود از طریق آقای آقاخانی مشخص شود و ارائه دهند.
• روند میهمانی برای ترم بعد چک شود تا اطلاع رسانی لازم به کاربران و دانشجویان انجام شود
• برای خریداری بخش دانشجویی سامانه گلستان جلسه دیگری با شرکت گلستان برگزار شود
• در خصوص اتوماسیون تغذیه امکان ارائه وب سرویس از طریق سامانه فراهم است؛ مشخص شود به چه اطلاعاتی نیاز است.